リモートワークでワークインライフの実現を！
効率化・ライフハック大好きマネージャー、ひろ課長（@hiro_remotework）です。
2023年1月現在、私はバインダーノートとルーズリーフの組み合わせでタスク管理とメモの記入を実行しております。
本記事では、具体的なルーズリーフを利用したタスク管理やメモの書き方・ルールについてお伝えいたします。
タスク管理・メモの記入について試行錯誤した結果
以前は気が向くままにメモを取ったり、ToDoリストを書いてみたり、中長期的な構想を練ってみたり。そして使用するのは手帳やノートやルーズリーフ、と無秩序な使い方をしておりました。
行き着いた先はバインダーノート×ルーズリーフ
その結果
という『アナログツールあるある』に悩まされておりました。
そこでアレコレ試行錯誤した結果、現在では
という形に落ち着きました。
そして、いつでもメモを取ったり内容を確認することができるよう、基本的にデスクワーク中はバインダーノートの当日使用するページを開いたままにしております。
見開き2ページの使い方
ルーズリーフを記入する基本ルールとして
それを見開きで使用（表裏の1枚）
という形にしております。
『見開きにする』というルールにしたのは『何度もページの表と裏を行ったり来たり捲ったりする手間をかけたくない』という理由からです。その日に必要とする情報＋追加される情報の全体像をまとめて見ることが、効率的に業務を進めるために欠かせないからです。
そしてこの見開き2ページの使い方もルールを定めております。
見開き2ページをそれぞれ縦半分に軽く折り目を付けて4分割とし、左から順に
①当日のToDoリスト
②打合せ事前メモ、要確認事項
右側のページ
③打合せメモ
と割り当て、必要事項を記載しております。
エリア①当日のToDoリスト
まずは左ページの左半分。こちらには業務開始時のルーティーンである当日のToDoリストを記載します。
運用方法
優先順位を付けることはせずに、原則上から順番に取り掛かることが多いです。
□ ◆◆プロジェクトの進捗確認
□ ▲▲さんに作業依頼
という感じで、頭に □ を入れて記載しております。
完了したタスクは頭の□に ✔ を入れたり、打ち消し線 を入れる方も多いですが、私は
■ ◆◆プロジェクトの進捗確認
■ ▲▲さんに作業依頼■
と □ を塗りつぶすことにしております。『✔より手間はかかるがタスクを完了した感がある』『打ち消し線だと後から振り返った時に読み辛い』という点から、『完了タスクは■』というルールにしております。
積み残しタスクの管理方法
「今日は絶対にこれを全部完了させる！」と毎日意気込んではいるものの、様々な要因や環境変化に伴い、一部タスクが翌日以降に繰越されてしまう場合が出てきます。
後日振り返りをする際、未チェックのタスクについては
✔ 別日に完了したタスク
✕ 実行しなかった（or しなくてもよくなった）タスク
という形で記録を残し、『当日実行したタスク』と『それ以外の結果となったタスク』がパッと見てわかるようにしております。これにより、タスクそのものの実行状況がわかるとともに、
ということが見える化されることで『自身が苦手とするタスク』が炙り出されることになり、将来類似のタスクが出てきた時に先延ばしされないように改善を検討することができるようにもなります。
エリア②打合せ事前メモ、要確認事項
突然脳内に何かが浮かんでくることってありますよね？
それが当日のタスクそのものであればエリア①のToDoリストに記入、意外と多いのが
だったりします。突然浮かんできたものなので、何もしなければ消えてなくなる可能性大。次、いつ再浮上するのかは誰もわかりません。
脳内に浮かんだものはとにかくメモ。それが抜け落ちそうだった要確認事項であれば尚更です。
運用方法
やることは単純！とにかくメモを取るだけ！
ですが、ここで私が少しだけ意識している点をお伝えします。
この1点のみです。
厳格な規律性を持たせるのは無駄が多いのですが、ある程度「誰に確認するのか？」をイメージしておかないと、後から眺めた時に探すのが面倒になったり、時にはせっかくのメモに気付かないままミーティングを終えてしまう可能性も高まってしまいます。
目的は『気になることをミーティングで明確にする』という点を念頭に、脳内の気になることを見えるかしてミーティングに臨みたいところです。
記入したメモは事前共有
せっかくのメモ、ミーティングで活用することはもちろんですが、時間的に余裕があれば（できれば余裕がなくても）
をしておきたいところです。「ミーティングの場で確認すればいいでしょ？」と思う方もいるでしょうが、事前共有することで
といったメリットを享受することができます。
せっかく脳内に浮かんだ考えはしっかりと見える化、そのための重要なツールとして②打合せ事前メモ 欄を活用しております。
エリア③打合せメモ
当日利用するスペースの半分を占めるのが ③打合せメモ となります。
「PCでメモを取ればいいじゃん」という気持ちと「ちょっとした図を書くのにノートが便利」が行ったり来たりしてますが…現在の私はノートに手書きメモを残す形で運用しております。
運用方法
記入しているのは主に以下の内容です。
・自分＋チーム内の追加タスク
・キーパーソンのコメント
『一言一句を記載しなければならない』というポジション・役割でない限りは、必要最小限の稼働で後の自分が困らないように…という観点でメモを取るようにしております。
これが退屈な会議になってくると…ついつい内職をしたくなってくるため、自然な形でノートPCとノートの行き来ができるようになれば…というのが目下の課題でもあります。
まとめ
- タスク管理・メモの記入について試行錯誤した結果
- 行き着いた先はバインダーノート×ルーズリーフ
- 見開き2ページの使い方
- エリア①当日のToDoリスト
- 運用方法
- 積み残しタスクの管理方法
- エリア②打合せ事前メモ、要確認事項
- 運用方法
- 記入したメモは事前共有
- エリア③打合せメモ
- 運用方法
アナログもデジタルも同じですが、頻繁にツールを切り替えたり運用ルールを変えてしまうと、管理できるものも管理できなくなってしまいます。なので、当面は（業務内容が変わらない限りは）この形で進めていくことにしております。
とは言え、これが完成系であるとは考えておりません。更に効率的かつ確実にタスクが消化されることで成果が最大化できるよう、細かい点の微修正を継続していきたいところです。
更なる業務効率化をめざしている方はこちら
コメント