受信メールの管理方法（Outlook編 2022年12月Ver.）

既にひと世代前のツールという感覚がありつつも、相手がいる話なのでまだまだ生き残るんだろうなぁ…というメール。

『メールを発信するorしない』はある程度自分で決めることができますが、『送信されたメールを見ない』という選択肢は基本的にあり得ないため、

メールも（使うからには）なるべく効率的に活用する

という観点で、私が工夫していることをお伝えいたします。

受信したメールの仕分け方法
ショートカットの活用
1. Outlookの起動、別アプリからの切り替え
2. 受信トレイから他フォルダへのメール移動
まとめ

受信したメールの仕分け方法

自身にとって重要なメール、念のため色が強いCC、いらないと思っていても送られてくるメール…同じ一通のメールではあるものの、重みはそれぞれ。そんな中で最もやってはならないのが、

重要なメールを見落とすこと

になります。

重要なメールを見落とすことなく、それ以外のメールを手間暇かけずに処理。そのために実施ししているメールの仕分け方法は次の通りとなります。

受信トレイは空にする！

受信したメールは、一部の自動仕分けされるものを除き『受信トレイ（Inbox）』に集まることとなります。受信したメールを扱う前に、

受信トレイにあるメール＝未処理メール　と位置付ける

と認識しておくことが必要です。

『受信トレイに過去のメールが全て格納されている』となっている方を時折見かけます。このような管理（管理できていない状態かもしれませんが…）をされている方は、

『未処理』『確認済』『作業中』『確認待ち』『今後見るかも』『今後も不要』『受信不要（ゴミ箱直行）』等々の仕分けができていない

という『メールで依頼を出している側から見ると非常に恐ろしい状況』になっており、そのこと自体を気付いていなかったりします。これではメールを効率的に扱うのはほぼ不可能です。

まずは、

メールアプリを開く目的は届いたメールへ適切に対応する
その手段として受信トレイを空にする

に取り掛かってみてください。

これでバッチリ！受信メールの格納先フォルダ4ヶ所

受信トレイを空にする。そのために、以下のルールでメールの管理（≒タスク管理）を行っております。

受信トレイに集まったメールは、以下の4か所に移動する。
【①Action】次に何らかの行動が必要なもの（メンバー依頼中の案件含む）
【②後で読む】スキマ時間に内容を確認するもの（≒メルマガ）
【③アーカイブ】タスクが完了したもの、確認済、後日読む可能性があるもの
【④ゴミ箱】後日読む可能性がないもの、システム自動返信メール

受信トレイに集まったメールは、

受信トレイ⇒【①Action】⇒【③アーカイブ】
受信トレイ⇒【①Action】⇒【④ゴミ箱】
受信トレイ⇒【③アーカイブ】
受信トレイ⇒【④ゴミ箱】
自動振り分け【②後で読む】⇒【④ゴミ箱】

という流れで、最終的には【③アーカイブ】もしくは【④ゴミ箱】に移動されることとなります。

結果として、この流れでメールが整理されるため、必要なアクションは【①Action】に集約されていることとなり、『アクションが必要となるメールがどこに格納されているのかわからない』という理由によるタスクの抜け漏れはほぼ撲滅することができております。

必要以上にフォルダを増やさない

送信者やプロジェクト毎に細かく仕分けをしている方を多数見かけます。近い将来・遠い将来にメールを探す手間暇をかけないようにするために細かく分類しているのでしょうが、本当にそれが全体効率化につながっているのでしょうか？

例えば、送信者別にフォルダ分けをしている場合で考えてみますと

・送信者が誰であるのか不明な場合、複数回フォルダを確認する必要がある（AさんかBさんかCさんから届いていたはず…）
・送信者が増えれば増えるほど、フォルダに辿り着くための時間を要する（10名なら10フォルダですが、100名だと…）
・送信者が増えてくると所属等で仕分けしたくなる（そしてその人の所属が変わったら…）
・メールを該当フォルダに移動させるための時間を要する（100通×5秒＝500秒…）

パッと思いつくだけでも、これだけの時間的な無駄が発生してしまいます。

メールシステムに依存する部分もありますが、せっかく『検索』という仕組みがあるので、

分類は大まかに
必要な時は検索を駆使

という感じで、時間的精神的な無駄遣いを回避していきましょう！