リモートワークでワークインライフの実現を！
効率化・ライフハック大好きマネージャー、ひろ課長（@hiro_remotework）です。
プロジェクトを進めるために必要だから、上司に進捗を報告するため、新しい取り組みを提案したいから。
様々な理由で資料作成に取り組まれている方、多いことでしょう。これらの資料作成を秘匿案件等の特殊な事情がある場合にはリーダー自ら行うこともあるでしょうが、基本的には
メンバーがプレゼン⇒リーダーがサポート
という役割分担になることが多いと思います。
プレゼンが重要であることは言わずもがなですが、そのプレゼンを支える資料作成は更に重要であると考えます。
その重要な資料作成を「育成のため」という名目で、部下に任せっきりにする上司は少なくないでしょう。しかしながら、資料を作成するメンバー、リーダー、そして資料を説明される側（上の上の上長等）と関係する人たち全てが満足できる資料は簡単にできるものではありません。
資料の出来具合の良し悪しは作成したメンバーの評価ではなく、その資料の提出を承認したリーダーの評価にもつながる。この観点を持つことで『任せっきりにする』という選択肢にはなり得ません。
しかしながら、どのようにして資料作成を『任せっきり』状態から脱却させればいいのか？この疑問に対して、私が日々意識して実行していることをお伝えします。
作成開始前のイメージ合わせは必須
『完成イメージを合わせてから作業に取り掛かる』まず絶対に欠かせないのはこの作業となります。
・イメージがぼんやりしているため、ピンポイントで相談ができない（多分こんな感じでしょ）
・「資料できてる？」と突然報告を求められる（もちろん資料はできていない…）
・完成した資料を上司に見せると「いや、そうじゃなくって…」と方向性が合っていないことが判明
これは、過去に私が実際に体験したことになります。改めて思い出すと「よくこの状況で取り掛かったなぁ…」と変に感心してしまいます。私の業務に対する理解不足に加えて。言いたい事が言い辛い状況だったのかもしれないなぁ…とも思ったりもします。
（私なりに）頑張ってはみたものの、情報不足やスキル不足もあり、できあがった資料は案の定方向性がズレていたり、必要な内容が含まれていなう上に、無駄な情報が記載されている。という傍から見てもできの悪い資料が作られてしまいます。
その結果、私がかけた時間はほぼ無駄になり、資料の修正（下手をしたらほぼ作り直し）という、私の上司も望んでいない状況になってしまいました。いや、そのような状況を作り出してしまったので。
そして、できの良くない資料を作っていた分の時間が経過しているため、〆切が近い（もしくは超過している）ので、当初は存在しなかったプレッシャーが加わってしまう。この点も見逃してはなりません。
ある時から、作業開始前（資料作成に取り掛かる前）に必ず意識合わせすることを自分自身に課すことしました。その中身は
・アジェンダと説明の流れ（大雑把に）
・スケジュール（進捗報告、事前説明 等）
といった基本中の基本といったものになります。
至って当たり前のような内容ではあるものの、これが完璧にできる人は思っているよりも少なかったりします。
今は上司から指示を受けて資料を作るよりも、メンバーに対して資料作成をお願いする機会が多くなったため、
という状況を作るようにしております。
締切とやるべきこと（資料作成イメージ）が明確になることで、
という感じで、作業側（メンバー）も依頼側（リーダー）も大きなメリットを得ることができます。
ちょっとだけ依頼に際して時間を要しますが、トータルでは大きな稼働削減につながる『作業開始前の意識合わせ』、是非取り組んでみてください。
1人で30分悩むのなら、2人で10分相談して前進させよう
方向性が定まれば、あとはできあがるのを待つだけ。事前にしっかりと意識合わせをしているので、完全に放置していても資料はできあがってくるでしょう。しかし、
という状況が発生しないとも限りません。その要因としては、
・ポテンシャル不足（メンバーなりに頑張ったけど…）
・事前説明では理解していた（と思われる）のものの、リーダーの思いが完全には伝わっていなかった
といったものが想定されます。様々な理由で物足りなさを感じるところですが、
という点が根本的な問題であったとも考えられます。
では、この問題をどのようにして解決すればいいのか。そのはじめの一歩として
というところから始めてみてください。私個人の感覚ですが
であれば、2人で10分かけた方が少ない稼働で答えがでやすくなる
ということが言えます。無駄に悩んで時間を浪費するくらいなら、早めに相談して悩んでいるポイントをスッキリさせて資料作成を進める方が、時短にもなるしリーダーとの方向性も合わせることができる手段を選ぶべきです。
作成中資料は早めに見せる。時には完成度が10%でもOK！
資料作成においても必要となるコミュニケーション報連相。
予め事前に意識合わせをしていたとしても、できあがった資料を見てアレコレ言いたくなるのが報告される側。特にその資料の最終的な報告先が更に上の上司ということになると
ということもあり、より細かいところまで目を配る必要があるからです。
方向性を合わせるため、そして後戻りを避けるためには
という点を強く意識してもらいたいです。そして完成途中で見せるとしても
（パワーポイントであれば、各スライドにタイトル案だけでも入れておく）
・相談事項、不明点、疑問点を明確にしておくこと
という点は確実に押さえた上で相談をしてください。なぜなら、相談を受けるリーダーとしては
疑問点に沿ったアドバイスをしたい
意見の相違があるのなら、議論して意識を合わせておきたい
といった点を、資料作成者（メンバー）に対して確認しなければならないからです。これらの点が不明なままアドバイスをしたり資料の修正を指示したりすると、
といった望んでいない結果を招いてしまうことにつながります。
あくまでも資料作成の主役はメンバー、リーダーはメンバーをサポートする立場であることを双方が認識の上、常に同じ方向を向いて進んでいきましょう！
まとめ
- 作成開始前のイメージ合わせは必須
- 1人で30分悩むのなら、2人で10分相談して前進させよう
- 作成中資料は早めに見せる。時には完成度が10%でもOK！
資料作成を『部下に任せっきりにしない』『必要以上に踏み込まない』『全体の稼働最適化』という点を意識した、私自身の取組みについてお伝えしました。
必ずしも毎回同じパターンで進められるとも限りません。なので、理想的なパターン（できれば自身の成功パターン）を念頭に、大幅に行動がブレることがないよう、資料が完成するまでの間、リーダーであるあなた自身が全体をコントロールしてください。
そして、頑張ってくれたメンバーへの感謝も忘れずに！！！
メンバーもリーダーも慣れるまでは少し大変かもしれませんが、一度成功事例を作ってしまえばこっちのもの。将来的に最短距離（最短時間）で資料作成ができるよう、取り組んでいきましょう！
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