リモートワークとは切っても切れないオンラインミーティング。これができるからリモートワークが実現できていると言っても過言ではありません。多くの人が1日1回以上はオンラインで何らかの話をしていることでしょう（逆に、これがないリモートワークは精神的に辛いです…）。
数多くのリモートワークを経験してきた中で、事前準備不足や直前の対応が慌ただしくなり、ミーティング開始が遅れたり、中身が薄い議論になったりすることも多々ありました。
リモートワーク×オンラインミーティングについては、これまで色々と失敗してきましたが、それを反省・改善し、少しずつスムーズに進めることができるようになってきました。そんな私が現在意識して実行していることについて、お伝えいたします。
業務開始時にやっておきたい2つのこと
自身が主催者ではないオンラインミーティングは「時間になったら接続して議論して終わり」と考えている方、少なくないでしょう。ミーティングの時間を有意義にするため、当日の業務開始時にやっておきたいことを2つお伝えします。
会議5分前にアラームを設定
オンラインとはいえ（オンラインだからこそ？）会議への遅刻は厳禁！特に、自分が参加しないと始まらない（説明者、決裁者 等）の場合は、遅れた時間×参加者人数分の時間を無駄にすることとなってしまいます。
私は、始業開始時のルーティーンとして、
するようにしております。
ついつい作業に夢中だったり、直前の打合せが延長しそうだったり、そもそも会議開始時刻を失念してたり…こんな経験、皆さんもありますよね？？？
これを実施するようになってからは、ほぼ遅刻なし（たまに直前の打合せが押したりしますが…）で定刻通りに会議を始めることができるようになりました。
そして副次的に、
という効果を得ることもできました。
会議時間は個々人にとって大切な時間であるとともに、会社的には大きなコストがかかっていることも事実です。「何もしないボーっとする時間」を自身で作り出すことがないよう、5分前アラームを実施してみてください。
アジェンダの事前チェック
事前準備が必要ない会議ばかりではなく、事前に内容を確認しておかないと議論に参加できなくなるような会議も多いことでしょう。また、流れによっては参考資料・詳細資料の提示が求められることも少なくないはずです。
ミーティングの場で慌てふためくことがないよう、業務開始のタイミングでは最低でもアジェンダの事前チェックはしておきたいところです。事前チェックの具体的な内容は
自身が問われそうなこと
メンバーのフォローが必要になりそうなこと
を予め押さえておくことになります。想定される流れをシミュレーションし、自身の考えをまとめておくところまでできるのがベターです。少なくとも、会議が始まってから焦ってしまい、準備不足が露呈する事態は絶対に避けなければなりません。
そして、この段階で事前準備に時間がかかるようであれば、5分前に設定したアラームを10分前・15分前・時には30分前に設定し、準備時間を確保するようにしてください。
オンラインミーティング開始直前にやっておきたい2つのこと
5分前にアラームが鳴り、「さぁ、会議が始まるぞ！」とシステムに接続する前にやっておきたいことがあります。
トイレ
「体調万全で会議に臨み、有意義な議論を進めたい！」という思いを持っている方であれば、事前に用を足しておくことは非常に重要なポイントだったりします。
健康のために相応の水分を補給していると切っても切れないのがトイレ問題。「後から議論が脱線した隙に画面・音声OFFにして行ってこよう」と思っている時に限って、中々そのタイミングがなかったりします。今は大丈夫だと思っていても、急に尿意を催すことは少なくありません。
特に隙間なく会議予定が詰め込まれている方は、どこかのタイミングで「行きたくなくても念のため」トイレに向かうことをおススメします。
水の補給（ボトルに補充、新しいペットボトルを準備）
議論が盛り上がった時、しばらく無言で口の中が渇いてしまった時、緊張を和らげたい時。様々なシーンで「ちょっと水を一口」と思うことがあります。
そんな時に『手元に水分がない』『ボトルはあるけど水が入っていない』となってしまうことは避けておきたいところです。
ちょっとそこまで水を入れに行く、新しいペットボトルを冷蔵庫から持ち出す。会議開始まで5分あれば充分に準備可能です。そして、基本的に手元にあって困ることはありません。
その一口が会議中のあなたを助ける（かもしれない）水分、会議中に切らさないように準備をしておきましょう。
早めの接続⇒雑談タイム
そして準備万端で開始直前にシステム接続…ではなく、準備が整い次第、3分前でも5分前でも早めにシステムに接続してください。わざわざ早めに接続するのは
という理由からです。
一人で黙々と作業 or オンラインミーティングで議論 だけだと、心身ともに疲弊してしまいます。忙しいメンバーの時間を割くことなく、気軽な雑談で息抜きをすることも大切です。私の実体験として、1分やるだけでも気分は全然変わってきます。もちろんいい方向に。
他のメンバーが全員ギリギリに接続するようなら…短時間でできるタスクを片付けながら待機しましょう。誰にも迷惑をかけることはありませんから。
事前準備でオンラインミーティングを有意義な時間に！
何ごとも『段取り八分』とは上手いこと言ったものです。
会議室に集まる時とやることは大きく変わらないものの、周囲のメンバーの動向や声掛けがない分、自分自身が気付かないと周りに迷惑をかける事態を招いてしまいます。
しっかりと事前準備を進めることで、オンラインミーティングを有意義な時間とし、会議室と同等、いやそれ以上の成果をめざして、頑張っていきましょう！
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