日々色々と飛び込んできて、やってもやっても減らない大量のタスク。これらをスマートに消化できる人もいれば、何が残っているのか全容を理解できていない人もいるでしょう。
そして私は、しっかりと管理して消化している…つもりです。100%抜け漏れなく、〆切厳守で、期待を超える成果を上げている状態には至っておりません。
なので、まだまだ改善途上ではあるものの、2022年11月時点で私が実行しているタスク管理について、まとめてみることにしました。
2022年11月時点における私のタスク管理方法
社会人生活を20年以上過ごす中、アナログ・デジタル・ハイブリッド…様々な手法を試してきた私ですが、2022年11月現在では
で管理しております。
利用しているアナログツール
利用しているアナログツールは以下の2点となります。
バインダーノート＋ルーズリーフ（A4サイズ、A罫）
仕事中に発生したことは、基本的にこちらに記入します。主な用途としては
・当日の会議や打合せの議事メモ
・思いつき、気が付いたことのメモ
となります。
毎日の業務開始のタイミングでその日にやるべきこと、やりたいことを記入。会議の時には自身のメモや追加されたタスク等を記録するようにしております。また、ふとした思いつきや、他者へのお願い事項等も忘れないように記録しております。
1日あたり見開き2ページ。各ページの中央に折り目を付け、
左ページの右半分：会議外のメモ（思いつき、他者へのお願い 等）
右ページ：会議、打合せメモ
といった形で利用しております。頭に浮かんだものが消える前に記録できるよう、業務中はノートは原則開いたままにしております。
メモ帳（A6サイズ、無地、切り離しタイプ）
ノートを使えない環境下（移動中 等）や業務時間外に、頭に浮かんだことを忘れる前に記入するためにメモ帳を利用しております。主に書く内容は
・プライベートのタスク
・気になった商品、取り組み
となります。
メモ帳はあくまでも本来管理すべきリストへ書かれる内容、今この場で実行できないことの一時保管場所となるため、
・実行できるタイミングで実行
されたタイミングで廃棄されることとなります。
なので、寝る前にはメモ帳に書かれたものが適切に処理され、何も書かれていないページが開かれている状態になっている。これが朝を迎えた際のメモ帳の理想的な姿となります。
利用しているデジタルツール
自身では「アナログツールは割とスッキリしているかなぁ…」と思っているところですが、デジタルツールは周辺環境が過渡期であるため、少しゴチャゴチャしている印象です。
Slackのブックマーク
リモートワークが増えてから一段と利用頻度が上がったSlack。メールの面倒な部分が不要で、サクッとやり取りできるのでありがたいです。
依頼系のメッセージで「今できないもの」「時間がかかりそうなもの」を失念しないため、すぐにブックマーク。スキマ時間に片付けたり、業務開始のタイミングに眺めたりしながら、漏れなく速やかに対応するように心掛けております。
メールの残タスク格納用フォルダ
なくなりそうで、まだまだなくなることはなさそうなメール。重要な依頼事項はメールが主流だったりします。
メールは受信トレイには残さず「残タスク格納用フォルダ」に移動させ、Slack同様にスキマ時間と業務開始タイミングで未完了タスクをチェックすることにしております。
スケジューラ（社内システム）
Slackやメールで受けた依頼事項、でも「事前確認が必要」「明日以降にならないとデータが揃わない」等の理由で、今すぐにはできない。そんなタスクは実行日時を決めて、スケジューラに登録することにしております。
スケジューラに入れておけば、当日（もしくは該当週の月曜日 等）にタスクの存在を確認することができます。これで余程のことがない限りは漏れなくタスクを実行することになります。
2022年11月現在の課題
色々と模索して改善して今のやり方でタスク管理をしておりますが、決して完璧にできている訳ではありません。現時点でわかっている課題についても整理しておきます。
一元管理が出来ていない
アナログだけ、デジタルだけを取っても一元管理ができていないのが現状です。
当日のタスクに関してはノートのToDoリストを見ればわかるものの、『他ツールからの転記漏れがないか』という点を自身の目以外で気付くことができません。見落としてしまったら、他者からのリマインド等で指摘してもらうしかありません（そしてリマインドが来る時点で〆切間際or超過している場合がほとんどです）。
また、複数の場所に類似タスクや同一タスクがある場合も、自身で気付くことは難しいです。既に完了しているタスクを見かけてしまい削除。大きな時間ではないものの、一時的にでもリストが肥大化して見えてしまうことはよろしくありません。
デジタルツールなのにリマインドがアナログ
全タスクがデジタル化されることにより、各〆切を意識することなくシステムにリマインドしてもらうことが可能となります（但し、正確に入力させていることが条件）。
全体バランスを考えてアナログとデジタルの使い分けをしているとはいえ、もう少しスマートかつ無意識でリマインドされるような仕組みを、引き続き検討してかねばなりません。
2022年11月現在のタスク発生～完了までの流れ
2022年11月現在のタスク管理は
思いつきインプットはメモ帳に記載⇒他ツールに転記
残タスクはメール、Slack、スケジューラで把握 ※一元管理はできていない
という形で実施しております。まだまだ課題は多いものの、
ということをめざしていかねばなりません。
まだまだ道半ば。幅広い情報をもとに日々の改善に努めて参ります。
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