予定管理をデジタルに移行するためのポイント11選

リモートワークでワークインライフの実現を！
効率化・ライフハック大好きマネージャー、ひろ課長（@hiro_remotework）です。

経営者から一般社員まで、業務に限らずプライベートも含めて、絶対に欠かせないのがスケジュール管理。

数多くのスケジュールを手帳で管理するか、アプリで管理するか。言い換えれば『アナログ派 vs デジタル派』の闘いともいえる話。私はアプリで管理をしております。

Googleカレンダー、ジョルテ、Yahoo!カレンダー、社内独自スケジューラ…会社から与えられた環境を利用されている方もいれば、好みによってアプリを選択されている方もいるでしょう。そして、その利便性を強く感じることで、自然と継続利用につながっていることでしょう。

「会社から使えって言われているから」「経費申請と連携するので嫌々使っている」「結局、手帳との二重管理になっている」という思いの方もまだまだ多いと思われます。それでも私は様々なメリットを享受できる『カレンダーアプリ・スケジュールアプリ』をおススメします。

以前から身体に馴染んでいるアナログ管理を続けているものの、心のどこかで「デジタルも便利そうだなぁ…」と感じている方の背中を押すことができれば幸いです。

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スケジュール登録・変更における3つの優位点

アナログvsデジタル。新たな予定が入った際、手間暇をかけずにスケジュールを登録する。手帳とアプリを比較した場合、なんとなく「デジタルの特性を活かして効率的な登録ができそう」と感じている方も多いことでしょう。

ここでは実際に『手帳でのスケジュール登録・変更作業』と『カレンダー・スケジュールアプリでの登録・変更作業』について、具体的な手順を比較してみます。

登録の手間がかからない

「登録がめんどくさそう」アナログで管理している方が最初に躓きそうなポイントはここです。アナログ管理だと『手帳を開いて記入する』だけなのに、わざわざアプリを立ち上げて、新規予定の画面を開き、会議名・会議場所・開催時刻等を入力。という流れが複雑に感じる方も多いでしょう。

パソコンもしくはスマホから登録すること自体、慣れるまでは違和感を覚えるかもしれません。しかしながら、画面遷移や何をどこに記入するのか理解さえできてしまえば、その先は難しくありません。パソコンでの入力は日頃の業務で、スマホでの入力はプライベートのやり取りで慣れていることですから。

また、第三者（会議主催者、自チームメンバー 等）からの会議招集がかかることにより、自身のカレンダーにも予定が反映される点は、手帳では実現できないデジタルによるメリットとなります。

一般的に手帳を用いたスケジュール登録作業は「会議開催をメールや電話で知り、手帳を確認して記入する」という流れとなりますが、カレンダー・スケジューラアプリでも同様の登録作業を行うこともありますが、それに加えて『他者にスケジュールを登録してもらえる』という手段も加わります。

1人がカレンダー・スケジュールアプリの複数名のスケジュール登録をすることで

といった無駄やミスがない作業にもつながります。

スケジュール変更の反映が容易

スケジュールが入ったからといって、必ずしもその通りになるとは限りません。むしろ変更がない予定の方が少ない方もいるでしょう。スケジュール変更、時間の延長・短縮、会議室の変更、中止と思ったらやっぱり開催…等々。

これらの変更も反映させておかないと、当日に遅刻することや欠席となってしまいます。『100%正しいスケジュールをキープする』という観点で、手帳とアプリを比較してみました。

変更内容の反映という点においては、手帳がアプリに勝る部分が見受けられませんでした。特に手帳の場合、手間暇がかかることに加えて、見辛くなってしまう点が大きなマイナス点であると考えます。

アプリの場合は『最新の状態しか見えないため、履歴を追うことが難しい』という点がありますが、基本的には変更前のスケジュールを知る必要性は少ないため、マイナス点にはならないでしょう。

繰り返し設定が簡単に設定できる

日々のルーティーンの時間確保、毎週定例のミーティング、毎月の報告会。このようなスケジュールを記入する際には、特にデジタルの強みが活きてきます。

ある程度のプロジェクトに携わっていると、進捗管理を中心とした定期的な打合せが発生します。以前には手帳に記入していた方も多いと思われます。しかしながら、カレンダー・スケジュールの便利さに慣れてしまうと、同じ予定を何度も記載する世界には戻れないでしょう。

メンバーとの連携、コミュニケーションが効率的になる3つの理由

ここでは会社・部署・チーム内で同一のカレンダーアプリ・スケジュールアプリを使用している前提で、メンバーとの連携や効率的なコミュニケーションにつながる、デジタルならではのメリットをお伝えします。

複数名のスケジュールを並べてみることができる

日程調整・今手が空いてそうな人を探す際、周囲を見回すことである程度確認することはできます。しかし『必ずしも全員が席にいるわけではない』『会議なのか休暇なのかわからない』『リモートワーク時には確認できない』という事態は必ず発生します。

そんな時、カレンダーアプリ・スケジュールアプリであれば『会議or休暇』『出社orリモートワーク』等をまとめて確認することができます。また『なる早でメンバー全員が1時間集合できる日時はどこ？』『複数名でハドルミーティングを実施したい』といった時など、スケジュール調整が必要なタイミングでは絶大な時間的効果が期待できます。

スケジュールがメンバーから見える、見てもらえる

手帳は個人のものであり、他人が中身を確認することは基本的にありません。

カレンダーアプリ・スケジュールアプリに登録されている予定は、一定の閲覧制限はあるものの社内では公開されているのが一般的です。少なくとも同じ組織・同じチーム内であれば、相互い確認することができます。

相互に確認できる。言い換えると『メンバーの予定を確認できる』だけでなく『自分の予定をメンバーに見てもらえる』ということになります。

リモートワークでは姿は見えませんし、出社していても離席していることもあるでしょう。そんな時でもカレンダーアプリ・スケジュールアプリを確認することで『今、声をかけても大丈夫なのか』『空いているタイミングに相談してみよう』等と、コミュニケーションを取るキッカケにつながります。また、無駄な声掛けや必要以上の割込みを抑制することとなります。

会議の参加メンバーが確認できる

定例ではない会議の際、予め参加メンバーが把握できているのは意外と大切だったりします。案内メールやメッセージ内に記載があることで参加メンバーを知ることもできますが、わざわざ案内メールを確認する人は少ないでしょう。

会議当日や直前にスケジュールを確認する際、ほんのひと手間（1,2回のクリック）で出席者リストを確認できるのは本当に便利です。事前に招集メンバー・そして出欠状況が確認できることで、会議のキーマンを知り進行の予測を立てることができる。これは大きなメリットとなります。

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デジタルの特性を活かした5つのメリット

カレンダーアプリ・スケジュールアプリでは、その他にもデジタルならではの多数のメリットがあります。

複数デバイスでスケジュール管理ができる

手元にあるのがノートPCでもスマホでもタブレットでも、日程の確認や登録ができるのが、クラウドでのスケジュール管理における最大のメリットと言っても過言ではありません。

ふとした時に「今日の午後、会議は何時からだったかな」「来週は何曜日に余裕があるかな？」「そろそろ休暇を取りたいなぁ」等と想定外のタイミングでスケジュールを確認したくなること、ありますよね？

仕事中はパソコン、スマホは「あ！」と思い立った時に、たまたまタブレットを操作している時。いかなるタイミングにおいても、目の前にあるデバイスでスケジュールを確認できるのは、非常にありがたいものです。

関連資料添付、関連URL、Web会議情報・リンク先の掲載

会議の日時を確認するだけでは終わらないのがカレンダーアプリ・スケジュールアプリのいいところ。

事前配布資料の添付、関連資料格納先URL、Web会議情報（ミーティング番号、パスワード）等々、入力されているスケジュールから色々な情報にアクセスできるのは、一度覚えると離れることはできません。

そしてこれらの情報の多くが『追加情報を掲載するのは1人分の稼働、削減されるであろう情報を探すための稼働はもっと大きい』という、全体最適につながっている点も見逃せません。

リマインダー機能

重要な予定を登録する時点でおススメしたいのが、リマインダー機能です。ちょっとひと手間かかりますが、それ以上の効果も期待できます。

会議参加なら部屋の移動時間込みで10分前、主催する会議の事前準備で30分前、作業に取り掛かるタイミングなら設定時刻に…等々、自分が望むタイミングで設定するクセをつけておきたいところです。特に他者が関わるスケジュール（会議等）の遅刻やスケジュールを失念することは、大幅に減ることでしょう。

連続性があり、移行も難しくない

スケジュール管理のための手帳は1年で買い替えることになります。基本的に日々の業務上で問題はないものの、時折「昨年の今頃何をしてた？」「このイベントって何月だっけ？」のように過去のスケジュールを確認したくなるシーンが発生します。そんな時、必ずしも手元に過去の手帳があるとは限りません。

カレンダーアプリ・スケジュールアプリにはシステムとして連続性が担保されているため、過去のスケジュールは、クリックやスワイプで迅速に確認することができます。

また『アプリを変えてみたい』という状況が発生した際も、ほとんどのカレンダーアプリ・スケジュールアプリにはエクスポート機能・インポート機能が具備されているため、大きな手間をかけずとも別アプリに移行ことも可能です。

用途に応じて見せ方を変えることができる

手帳には『マンスリータイプ』『ウィークリータイプ（ホリゾンタル）』『ウィークリータイプ（バーティカル）』『デイリータイプ』等の種類があり、用途や使いやすさ、そして好みによって、自分に合うものを選択して利用しております。

これがカレンダーアプリ・スケジュールアプリになると『用途や好みに応じて表示方法を変更することができる』という利点があります。

クリックやスワイプするだけで、見やすい表示に変更できます。同じ情報を違う見せ方にしているだけなので、登録・変更の手間が増えるわけではありません。同じ情報を複数箇所に書き込むことで手帳管理でも実現することは可能ですが、現実的でないことは言うまでもありません。

ちなみに、私は週表示と同じような見え方の『稼働日表示（月~金）』を日頃多用しております。

手帳がアプリに勝る点

これまでカレンダーアプリ・スケジュールアプリについて多くのメリットをお伝えしてきましたが、あらゆる状況下においてアプリが有利というわけではありません。数は多くないものの、アナログ管理である手帳が勝っている点についてもお伝えします。

バッテリー切れ・機器故障の心配がない

これが一番の手帳管理のメリットになります。手元に手帳とペンがあればスケジュール確認も追加も確実にできます。バッテリー残量は注意を払うことで回避できますが、故障はいつ起こるかわかりませんからね…

バッテリー切れ・機器故障が発生しても対応できるよう、複数機器から接続できる状況を作っておくことが重要なポイントとなります。故障が発生してから、アプリのインストールやログイン・パスワード入力をすることがないよう、事前に準備をしておきたいところです。

長時間5G,4G,Wi-Fiの圏外にいる時

今では遭遇する機会はかなり減ったと思われますが、スマホの通信（5G,4G,Wi-Fi等）が使えない状況も発生する可能性があります。こんな時には『常に手帳が最新の正しい情報を維持している』ということであれば、特に困ることもないでしょう。

ネットワークに接続していない状況下でも、アプリによっては『手元のスマホでスケジュールは確認できる！』というケースもあります。しかしながら、他者からの会議招集等が入れられている可能性があることから、そのスケジュールが必ずしも最新であるとは限りません。この点を意識して『何か変更があるかもしれない』という前提でスケジュールを確認するに留めるのが無難です。

まとめ

手帳でスケジュールを管理していた方にも、カレンダーアプリ・スケジュールアプリのメリットをご理解いただけたかと思います。業務によってはアナログで管理せざるを得ない方、デジタルのメリットを感じつつも手帳管理を続けていきたい方、そしてアナログとデジタルのハイブリッド型が合う方もいることでしょう。

『スケジュールを管理することが目的（上位目標から見たら手段の1つではありますが）』であり『手帳やアプリはツール・手段』であることを改めて認識いただきたいです。

ご自身に合った方法でスケジュールを正確に把握することで、リモートワーク・出社を問わず、業務の効率化・円滑なコミュニケーションをめざしていきましょう！

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