業務の依頼、日時の調整、意識合わせ…様々なシーンで「大体そんな感じで」「なる早で」「この後、手が空き次第」等々の曖昧な表現でコミュニケーションを図ることが多々あります。
その場では何となく理解したものの、いざ作業に取り掛かったりスケジューリングをする際、
「で、結局〆切っていつなの？」
「この後って何分後？何時間後？」
と、悩んだりモヤモヤしたりして、すぐに取り掛かれなかったり…きっと多くの方が経験していることでしょう。
そんな曖昧な表現に振り回されることがないようにするためには？について、考えてみました。
コミュニケーションのズレは曖昧な表現から始まる
まずは「なぜ曖昧な表現をしてしまうのか？」について自身の経験談から考察してみます。
曖昧な表現で依頼や日程調整をしてしまう時の心理として
であることが言えます。
「まずはやってみないとわからないよね」「忙しいところ急かすのは申し訳ないので」「あなたのタイミングに任せるね」等々、相手の心に寄り添った優しい行動であると考えておりました。
しかし、これが立場が変わると
ということになってしまいます。
このことに気付いてから、ついつい「なる早」「うまいことまとめておいて」等の表現は控えるようになりました（時折口に出ちゃいますが、その場で修正するようにしております）。
自分のためだけではなく、相手のためにもなる明確・明瞭な表現。積極的に活用してください。目標は曖昧な表現の利用ゼロ！！！！！
曖昧な表現による失敗例と改善例
これまで自身が経験したこと、見聞きした具体的な失敗例と私が実施している改善例を確認してみます。
締切日時が曖昧
一番ハッキリと決めなければならないのに、一番多くやらかしたのが締切日時を曖昧に伝えることです。
メール・メッセージ等、記録に残るものはしっかりと日時まで明確にした上で依頼をするのですが、対面で議論しながら「それやりましょう！」みたいな感じになった時ほど、
と言いがちでした。その場の流れで急に決まったりすると、全体のタスク量やスケジュール繁忙を（意図的に）意識しないまま「（いつできるのか知らんけど）それやりましょう！」と…
今では、依頼する時もされる時も意識齟齬が発生しないように
という形で、日時を明確に提示する（もしくは、提示してもらう）ことにしております。
声掛け時刻が曖昧
部下が上司に相談したいタイミング。上司は会議等の予定は入っていないが、今すぐには手が離せない状況。このような時に
という感じで対応する方、結構多いと思われます。今この瞬間は無理だけど「話を聞いて、気になっていることを解決してあげたい！」という気持ちは充分に持っているコメントであるため、特に問題がないようにも思われます。
しかしながら、
となってしまいます。上司は良かれと思って返事をしたものの、部下は課題解決どころか小さな宿題が増えてしまったことにより、ちょっとしたストレスを感じてしまうことになってしまいます。
この場合、私は過去に部下としてストレスを感じた経験から
というように『せっかく声をかけてもらったのにゴメン』と『手が空く時間を具体的に伝える』という2つのことを伝えるようにしております。
これで、少なくとも部下からすれば「10分後に声をかける」という次のアクションが明確となります。そして自身のタスクについても締切効果で早く終えることができるかもしれません。
依頼内容が曖昧
関係性が薄い方とは起きにくいですが、お互いのことを知れば知るほどやってしまいがちなのがコレ。
お互いの考え方・仕事の進め方を知っている
（一方的に）聞くだけ無駄だと思われている
という条件の下、ついつい
という言葉をチョイスしがちです。
定例のものであれば問題になることは少ないですが、新たなタスクが発生した際、必ずしもこれまでと同様のやり方で進められるとは限りません。お互いの認識が合っているので大丈夫！と思いきや、できあがったアウトプットがイメージとかけ離れており、双方微妙な空気感でやり直し…特に依頼を受けた側の心境は穏やかなわけがありません。
なので、依頼元と依頼先の関係性を問わず
という部分をしっかりと押さえておくことが必要です。
お互いの関係性が深いのであれば意識合わせは短時間で終わるはず。そのちょっとの手間暇を省いてしまうことで、膨大な時間の無駄に発展する。必ずアウトプットイメージを明確にしてから、作業に取り掛かることで、成果達成に向けた正しい一歩を踏み出したいところです。
明確・明瞭な表現に変えることでコミュニケーションのズレは回避できる
深く考えずその場しのぎでの『曖昧な表現』を、ちょっとした気遣いで『明確・明瞭な表現』に変えることで、コミュニケーションのズレは回避することができます。無駄なやり取りによる無駄な時間が削減されることにより、より効率的に業務を進めることができる、という結果につながってきます。
かかる手間暇はほんのちょっと、そこから迅速に成果が出てくることもあるでしょう。トータルでプロジェクトを順調に進めることができるように自分発信の明確・明瞭なコミュニケーションを取っていきましょう！
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