リモートワークでワークインライフの実現を！
効率化・ライフハック大好きマネージャー、ひろ課長（@hiro_remotework）です。
出社して自席のPCを立ち上げてから業務スタート！
自宅で会社のPCを立ち上げて、社内システムに業務スタート！
そして闇雲に何かを始める、無意識にメールチェックをする。何かが前進していることには間違いありませんが、もう少しスマートに計画的に業務を進めたいところです。
そのため、私が業務開始後すぐにやること（場合によっては業務開始前にやることも）、そして多くの人も実施していることをお伝えします。
今日一日の予定を見渡すために
無計画に目の前に現れたタスクをひたすら消化する。結果的に多くの無駄が発生する可能性が非常に高い行動となります。まずは「今日やるべきことを認識するために予定を見渡す」ということを確実に実施しておきたいところです。
『今日』やるべきタスクを明確にする
まずはここからスタート。やるべきことが明確にならない限り、ほぼ確実に何かが残ってしまいます。行き当たりばったりでタスクを消化することで業務が前進していることは間違いありません。しかしながら、
なのです。
脳内のタスクリストがあてにならないならないのはもちろんのこと、目に見えるタスクリストがあったとしても、それが今日やるべきタスクであるのか明確にならない限りは、何らかのモヤモヤを残したまま夜を迎えてしまうこととなります。
『今日』やるべきタスクはどこを見ればわかる？
では、今日やるべきタスクはどこにあるのか？悩まずに提示できる方、意外と多くないと思われます。私の場合は、
Slackのブックマーク（他者からの依頼、自身のメモ）
前日のタスクリスト（＝積み残し）
あたりを眺めることで、タスク全体を把握することができます。この中から〆切や優先順位を考慮し、今日やるべきタスクを抽出します。
リスト化する際に意識しておくこと
タスクリストを作成する際に1つだけ気をつけていることがあります。それは
それ以上大きなものは30分以内になるよう小さく分解する
となります。なぜ小さな塊に分解する必要があるのか？
大きな塊は具体的に実行できる粒度となっていないことが多い
長時間通して実行しようと思っていても、実際には休憩を挟む
という理由があるからです。
実行する際に分解する時間が必要となる、分解してみたら想定していない作業発生が明示化され、時間が全然足りなくなる。といった事態を招かないよう、リスト化する時点で小さな塊に分解してしまいましょう。
タスクを実行する時間を確保する
今日やるべきタスクが明確になったら、次にやることはそのタスクをいつ実行するのか？を考えることです。
これをすることで、自身の時間管理ができるとともに、他者からの割込み防止という効果もあります。
また「空き時間にタスク消化」とだけ決めておいた場合、時間が空いたタイミングで「さて、どれを片付けようかなぁ…」と都度判断をする必要がでてきます。
予めスケジューリングしておくことで、判断することなく「時間が来たらそれをやる」という形で淡々と作業することができます。結果として、日々の判断回数を減らすことにもなっております。
時間が確保できなかったら？
タスクの量にもよりますが、必ずしもそれらのタスクを今日片付けることができるかどうかはわかりません。また、朝の段階では時間内に収まっていたとしても、割り込み案件が多発するとあっという間に予定していたタスク分の時間がはみ出てしまうこととなります。
このように避けられない事態を招かないような工夫は必要ですが、どうしても起きてしまうことがあります。そのような時には
という当たり前の作業が必要となってきます。全部が全部大切だ！と言われるかもしれませんが、それでも「人間は1つずつしか作業ができない」という現実を踏まえ、〆切が近いものを優先してとにかく少しでも早くそのタスクをリストから消しちゃいましょう！
必ずスケジュールにはバッファを設けておく
上司からの急ぎのオーダー、緊急を要するお客様対応、締め切りの勘違いに気付き割り込まざるを得ない作業の発生…会社ではこのような事態の発生は多々お目にかかっていると思います。
という考えもあるかと思います。
しかし、予めスケジュールにバッファがあると、
という当然のようなメリットがあります。
また、結果的に何も起こらなかった場合、そのバッファの時間は
翌日以降のタスク消化
中長期的なことを考える
メンバーとの雑談
一足お先に退社
等々、緊急かつ重要 以外の様々な使い方ができます。特にフレックスや時間単位の休暇が取れる方は、積極的に当日の業務を終了させることを考えてみてください。
当日のタスクチェックは時間確保とセットで
「今日やる」と決めたタスクを確実に実行するためには、「時間というリソースの確保」が重要となります。ここを甘く考えたり全く考えなかったりすると、ダラダラ作業になったり残業が当たり前になったりと、いいことは何もありません。
「いつ」「何を」なるのか明確にして、効率的なタスク消化により成果を上げつつワークインライフも実現。そんな状態をめざして当日のタスクをチェックしてみてください！
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