『余裕のないスケジュールを組むのはよくない』『スケジュールの詰め込みはダメ』という話を耳にする方も多いでしょう。
特にリモートワーク時にはスケジュールに余白が多いと
などとあらぬ疑いをかけられる恐れがあったりもします（成果につながるアウトプット、メッセージ・メールのやり取りが多い方は除いて）。
とはいえ、無秩序に予定を入れる・入れまくるのも問題。であれば、
という順序でスケジュールを埋めていくことになる中、どのようにして余白時間を作ればいいのか？余白時間がないとどのような事態を招く恐れがあるのか？
これらについて、私自身が考えることをまとめてみました。
余白がないと『緊急タスク発生⇒時間外確定』となる
朝、スケジュールを確認して、大き目の余白が目につくとついつい予定を入れたくなってしまう。気が付いたら隙間がないスケジュールに。淡々と消化しようと思って作業をしていると
会議が長引いて次のタスクを実行する時間が減る
想定よりも捗らず、計画していた時間内で作業が終わらない
ということが往々にして発生します。
このような状態になると『業務品質を落として無理矢理時間内に完成させる』『いくつかのタスクを翌日に回す』という選択しも考えられますが、行き着く先は
となってしまうことは想像に難くないと思います。
余白を作って何するの？
意識的に作った余白の時間、何となく過ぎていくのはもったいない！！！
私が主に実行しているのは、
となります。
余白がある・余白ができたからといって、大幅に計画を組み替えることはあまり意味がありません。その余裕があるのなら、短時間できるちょっと先のタスクを実行してしまった方が、全体最適化につながると考えられるためです。
また、ここ数時間で起こった変化を当日・翌日の業務にどう反映させるのか？を考えることもあります。
余白を作るコツ
余白を作ることで余裕が生まれるものの、無計画で闇雲に空き時間を作ってしまった場合、得られる効果は限定的になる恐れがあります。ちょっとしたコツでより大きな効果を得ることができます。
昼食前、終業直前の時間に余白を作っておく
可能であれば、昼食前や終業直前の時間帯に余白を作っておきたいところです。
その他の時間帯がNGというわけではありませんが、昼食前や終業直前の時間帯を空けておくことで
これらの可能性が大幅にアップします（100%とは言い切れませんので…）。
もちろん『効率的に業務を進めるため』という観点もありますが、
ということを、常に意識しておきたいところです。
余白は30分単位で
「全体スケジュールの2割程度は余白を」という話を時折耳にすることがあります。決まった予定と余白時間のバランスは個々人の置かれた環境で区々かと思います。
その中でも、私から共通してお伝えしたいのは
ということです。理由としては
・緊急時の一次対応は30分くらいで終えられることが多い
（大事であった場合、全体スケジュールの組替必至なので余白がいくらあっても同じ）
・1時間以上の余白がある＝1時間以上の打合せが入れられてしまう
というものが挙げられます。あくまでも
を実現するための1つの手段として『30分の余白』を意識してみて下さい。
気をつけておきたいこと
スケジュールに余白を持つことで、様々な変化にも順応できる時間的・心理的な余裕が生まれてきます。ただ、何も意識しなくても大丈夫！とはなりませんので、私が意識している点についてお伝えします。
朝の余白は意味がない
できるタスクは前倒しで実施しておきたいこと
これらを前提条件とした場合、『朝早い時間帯に計画的な余白時間を作る』という選択にはなり得ません。業務開始時には
という、タスクシューティングのスタートを切る前に絶対にやらなければならないタスクがあるからです。そして、可能な限り前倒しで作業実施・タスク消化をすることで、昼食前の余裕や確実な定時退社が実現されるからにほかなりません。
結果的に余白が後ろの方に固まっている、それが私にとって理想的な形であると思っております。
その日やることを終えてから、翌日以降のタスク前倒しを考える
時にはイレギュラーなこともクリアしつつ、順調にタスク消化。そして余裕が出てくると、先を見据えた行動を取れるようにもなってきます。
そんな時ほど注意してもらいたいことが1つ。それは
となります。
「多少前後するくらいいいでしょ？」「当日予定分も定時までに終えることができるから大丈夫」と考えがちですが、当日予定タスクが残っている状態で夕方にトラブルが発生したらどうなるのでしょうか？
そうです。これまで計画的にスケジューリング回避しようと思っていた
という事態を招いてしまいます。
常にこうなるとは限りませんが、不思議と夜の楽しみがある時に限って起きてしまうことが多かったりします。不本意な残業を招くことがないよう、『当日タスクの優先』を忘れずに取り組んでいきましょう！
まとめ
- 余白がないと『緊急タスク発生⇒時間外確定』となる
- 余白を作って何するの？
- 余白を作るコツ
- 昼食前、終業直前の時間に余白を作っておく
- 余白は30分単位で
- 気をつけておきたいこと
- 朝の余白は意味がない
- その日やることを終えてから、翌日以降のタスク前倒しを考える
多少の変更やトラブル発生時にある程度融通が利くこととなり、大幅に自分の時間が減らない。そしてトラブルなく少しずつ余白の時間にタスクの前倒しが進むことで、余白が後ろにどんどんずれ込んで大きな塊となる。その結果として、
ことにもつながっていきます。
この記事を読まれた皆さまが効果的なスケジュールの余白を確保し、それがワークインライフの実現につながることを期待しております。
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