リモートワークでワークインライフの実現を！
効率化・ライフハック大好きマネージャー、ひろ課長（@hiro_remotework）です。
それぞれ、忙しく作業に没頭しているメンバー、難しい顔で電話応対をしている上司、はたまた一息ついて雑談中。うん、たまにはこんな時間も必要。
隣の隣は席に座っていない模様。打合せは終わっている予定だけど、話がまとまらずに長引いているのかなぁ…
出社している時に多くの方が自然とこのような行動を取っていることでしょう。
全メンバーが出社している前提であれば、顔を動かしたり少し歩いてみるだけで、ある程度メンバーが何をしているのか、どのような状況にあるのか把握することはさほど難しいことではありません。
しかし今はコロナ禍でリモートワークが推奨されているご時世。自宅で顔を上げても見えるのはディスプレイと、いつも過ごしている自宅の風景。
リアルな自身の周辺環境が明らかに変化する中、当然のように以前と変わらないマネジメントが求められることになります。自席で得られる情報が少ない中、
というのは必須です。
リモートワークにおけるマネジメントで効果があった行動
リモートワーク環境下でも出社時と同様もしくはそれ以上の成果を出すため、私がこれまでとやり方を変えてきた3つのことをお伝えします。
『個々人の動きを把握する』というマネジメント実現に向けて
マネージャーとメンバー間、メンバー同士、マネージャー同士。業務上関りを持つことが多いメンバーが直接会わなくなるリモートワーク。この環境下でも最低限やっておかなければならないことの1つとして
というものがあります。各メンバー、隣のマネージャー、直属上司、それぞれが『今、何をしているのか』をある程度（あくまでもある程度）把握するために、私が変えてみたことを3つ紹介します。
ミーティングの回数を増やしてみた
まず変えたのはミーティングの回数です。
私自身、これまでは各メンバーの忙しさを「何となく」肌で感じつつ、定例ミーティング（といいつつも割と不定期開催）の招集をしておりました。週1回・1時間程度、主な内容は各プロジェクトの進捗確認や会議資料共有などがメインでした。
それ以外では、『メンバーのタイミング』で個別に相談を受けたり、『私のタイミング』で気になることを確認するために声掛けをすることで、定例ミーティングでの不足分をカバーする。そんな日々を送っておりました。
しかしながら、リモートワークが中心となると
・『メンバーのタイミング』で声をかけられても対応できない場合が多い
・『私のタイミング』であったとしても、今の様子が見えないので声をかけ辛い
となり、出社時とは比べ物にならないくらい情報共有が滞ることとなってしまいました。
そこでミーティングでの情報共有を見直すべく私が実施したのは
・回数を増やした分、1回あたりの時間を短縮（1時間⇒30分）
・開始時刻を概ね固定（都度バラバラ⇒始業後1時間~2時間あたり）
という、『いわゆる普通の』ミーティング見直しになります。
リモートワークという『お互いの状況が見えづらい』環境下では、そもそも週1回だと足りない。かといって毎回長時間拘束するのも、業務遂行上は効率的とは思えない。そう考えて『頻度を上げ』『1回あたりの時間を短縮』という運営形態を選択してみました。
結果として、私の所感としては
という形で、私にとってもメンバーにとっても効果的でした。
わざわざ機会を作って（30分の枠を確保して）まで言う話ではないけど、お互い忙しい中で手を止めたくもない。そのようなニーズに応えることができたのかな、とも思われます。
とはいえ、「その程度では、まだまだ足りないのでは？」と思うこともあります。不足と思われる部分は、メンバーを集めてのミーティングではなく、1on1を定期的に（かつ短時間で）実施することでカバーできるのでは？と考えております。
スケジューラチェックの頻度を上げてみた
と考えている方、意外と多いと思われます。私自身もそう考える1人でした。
出社して、メンバーのスケジュールをサラッとチェック。といっても確認するのは「あのプロジェクトの打合せが入ってるなぁ」「今日は午後から休みだったなぁ」という程度。その他の動向はチラチラと横目で動きを確認したり、不定期の声掛けでそれなりに把握はできていた、ような気がします。
そしてリモートワーク環境下。オンラインミーティングで多少はメンバーの動向は把握できるものの、出社時と同じようにメンバーの一挙手一投足をリアルタイムで把握することは不可能です。
その気になれば手間暇をかけ、メンバーの作業を止めることで知りたいことを知ることはできるかもしれませんが、現実的でないことはおわかりかと思います。
そんな中で私が実行していることは、
というものになります。メンバーには無理のない範囲でタスクもスケジューラに入れてもらうようお願いしております。もちろん、自分自身でもしっかりと空き時間を明示しております。
常時リアルタイムに動向が把握できるわけではありませんが、ふとした時にメンバーのスケジュールを確認し、
・『打合せ直前・直後』や『休憩・終業直前』を除いた空き時間に個別連絡を取る
ということを実行しております。
スケジュールを見るためだけにPCの画面を切り替えたり、都度スケジューラを立ち上げたり落としたるすることがないよう、
という工夫をしております。ノートPCの一画面でリモートワークをしている方は、外付けディスプレイの導入をおススメします。
また、リモートワークでは不払い残業・隠れ残業が発生することがないようにすることもマネージャーに求められている重要な仕事になります。スケジューラをしっかりと確認することが、労働基準法の順守にも一役買ってくれます。
朝礼の廃止、その代わりにSlackを活用してみた
リモートワークを始める前は、こんな感じで朝礼をしておりました。以前からやっていたことであり、全く無意味でもなかったのでそのまま継続しておりました。いわゆる『思考停止』ってやつで。
ただ、心のどこかでは「朝礼って意味ある？」と思っている自分もいました。恐らく同じように考えていたメンバーも多かったと思われます（朝礼廃止に異を唱えるメンバーがいなかったので…）。
そしてコロナ禍によるリモートワーク推進。当初は交代で出社していたこともあり『出社メンバーだけで朝礼』や『リモートメンバーはオンライン参加での朝礼』を実施してみましたが、結果的に儀礼感がより強まっただけ、という結果になってしまいました（私の所感ですが）。
加えて、フレックス制度を活用して私自身が通勤に要する時間分の始業時間前倒しを進めることにより、作業が乗ってきたタイミングで
ことに違和感と軽い怒りを覚えることとなり、やり方を変えることを決意しました。
利用したのは、リモートワークの加速とセットで運用が始まったSlack。それとなく便利さを知ってから色々と勉強しつつある中、下記の運用を開始することとしました。
・内容は『出社有無』『勤務時間』『今日やること』『何か一言（任意）』
・リアクションをすることで既読確認
ちょっとドキドキしながらメンバーに提案しましたが、思っていたよりもすんなりと受け入れてもらうことができ、あっという間にメンバー全員の朝ルーティーンにすることができました。
加えて、当初の目論見以外に
といった副次効果も得ることができました。
朝礼を廃止するにあたり言語化できない不安感があったことは間違いありません。しかし、思い切ってSlackのみに切り替えたことで、チーム全体としての稼働効率化を実現することができました。
まとめ
- 『個々人の動きを把握する』というマネジメント実現に向けて
- ミーティングの回数を増やしてみた
- スケジューラチェックの頻度を上げてみた
- 朝礼の廃止、その代わりにSlackを活用してみた
リモートワーク、目の前に見えるのは複数のディスプレイと見慣れた自宅の風景。この環境下でも、メンバー及び上長が『概ね』何をしているのか、そして私がどのような状況に置かれているのか。これらを相互に把握することで
という形で、自然と『全体効率化ができている状態』ができあがることにもつながります。
まずは今回お伝えした3つのことを実践していただきたいです。そして、まだまだやれること・やらなければいけないことも多々あります。不足している点は、皆さま自身で気付き改善を進めていただき、出社していた頃を超える成果が出せるように頑張っていきましょう！
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